Cara menangani Letter of Credit

Oleh : Professional Standard Management Group

1. Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)

Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C adalah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :

(a) Purchase Order Draft

Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama adalah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :

(-) Jenis dan nama barang yang dipesan

Pastikan jenis barang yang dipesan telah tertulis dengan jelas dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya adalah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.

(-) Bahan baku barang yang dipesan

Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas

(-) Spesifikasi barang yang dipesan

Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, agar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada saat proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.

(-) Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan

Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.

(-) Jumlah/volume barang yang dipesan

Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.

(-) Nilai barang yang dipesan

Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, karena total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.

(-) Kondisi penyerahan barang

Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati

(-) Batas akhir penyerahan barang

Batas akhir penyerahan barang (Latest Delivery Time) adalah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan mengakibatkan discrepancies.

(-) Packing Instruction

Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi instruksi mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list adalah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.

(-) Shipping Instruction

Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, mintalah penejelasan.

(b) Purchase Order Contract

Purchase Order Contract adalah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya adalah sama, maka yang perlu dilakukan saat penanandatanganan contract adalah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.

2) Permintaan Pembukaan L/C

Tips bagi Seller/Exporter :

Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jika ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa mengakibatkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan proforma invoice, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :

(-) Jenis L/C yang diinginkan :

(-) Term and Condition :

Tips bagi buyer/importer :

Begitu permintaan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.

Tentu saja pihak bank akan melakukan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika permintaan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.

3) Setelah Pembukaan L/C

Tips bagi seller/exporter :

(a) Saat L/C Diterima

Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini ::

(-). Jenis L/C yang telah dibuka

(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C

(-). Karakteristik L/C yang dibuka

(-). Latest Delivery Time

(-). Jenis penyerahan

(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi

(-). Batas akhir penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).

(-). Packing Instruction

(-). Shipping Instruction

(-). Shipping Document required

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.

(b) Meminta Letter of Credit Amendment

(-). Sampaikanlah permintaan amendment dengan jelas dan tegas langsung kepada pihak buyer.

(-). Mintalah agar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, karena jika menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.

(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, agar bank bisa men-trace-nya langsung ke issuing bank.

(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melakukan pembelian bahan baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah agar Latest Delivery Time di amend sekalian.

(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment.

(c) Penanganan Proses Produksi

(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai bahan baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).

(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.

(-). Pada saat proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.

(d) Penanganan Pengemasan (Packing)

(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.

(-). Jika ada instruksi yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.

(-). Jika ada instruksi yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan alas an mengapa tidak bisa diikuti, sampai memperoleh persetujuan.

(e) Inspection

(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.

(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melakukan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.

(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah tawaran letter of guarantee, agar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.

4) Penanganan Dokumen

Proses pembuatan dokumen adalah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan langsung berakibat discrepancies terhadap L/C.

Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C adalah :

(-). Commercial Invoice

(-). Packing List

(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)

(-). Country of Origin

(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)

(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment).

Dikatakan full set, karena terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent)

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan instruksi yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.

(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis seperti yang diminta di dalam L/C.

(-). Jenis dan nama document harus persis sama seperti yang tercantum di dalam L/C.

(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, bahan baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, harus seperti yang dicantumkan dalam L/C. Perbedaan satu hurup saja, adalah merupakan discrepancies.

5) Pengiriman Dokumen

Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya adalah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :

(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank

(-). Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.

Memang pengiriman dokumen ini adalah tugas pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen adalah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.

Proses selanjutnya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank.

~ KLASIFIKASI PENYIMPANGAN LETTER OF CREDIT ~

1. Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)

Perbedaan antara dokumen dengan Letter of Credit (L/C) merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan mudah terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Sama sekali tidak boleh ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen ekspor yang blangkonya disediakan oleh institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang bisa direvisi. Berikut adalah hal-hal yang biasa membuat suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :

a. Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian bisa karena kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya karena salah ketik satu huruf saja.

Misalnya :

Di dalam L/C disebut “Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “Invoice” saja, atau diketik “Invoice Comercial” (kurang huruf m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih huruf s).

b. Perbedaan kode, nama, deskripsi, warna, atau ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.

c. Perbedaan nama bahan baku barang

d. Perbedaan jumlah barang dan satuan ukuran

e. Perbedaan unit price dan total amount

f. Perbedaan HS code

g. Pencantuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number

h. Salah menyebutkan quota category number

i. Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)

j. Tulisan atau angka yang dicoret

k. Salah mencantumkan Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.

2. Penyimpangan yang Berhubungan dengan Batas Waktu

a. Latest Delivery Date

Latest Delivery Date adalah tanggal batas akhir penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan adalah tanggal yang tercantum pada Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan jika kondisi penyerahan barang adalah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal adalah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.

Letter of Credit dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, sesudah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.

b. L/C Expiration Date

Letter of Credit Expiration Date adalah tanggal masa berlaku nya L/C, meliputi dari L/C dikeluarkan hingga batas akhir penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.

c. Latest Presentation Date

Latest Presentation Date adalah tanggal batas akhir penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank. Dikatakan menyimpang apabila dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.

Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, adalah merupakan discrepancies yang tidak bisa direvisi. Artinya L/C sudah pasti gagal. Proses pencairan L/C sudah tidak mungkin dapat diselamatkan. Ini adalah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.

~ PENANGGULANGAN PENYIMPANGAN LETTER OF CREDIT ~

1. Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)

Jika terjadi document discrepancies seperti yang telah disebutkan di atas, maka dokumen tersebut harus segera ditarik dari bank untuk direvisi. Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibuat ulang, tetapi harus dilakukan koreksi atas dokumen tersebut. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut dapat diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (distempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.

Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, dokumen tersebut harus dikirimkan kembali kepada pihak advising bank. Jika terdapat keterbatasan waktu, sebaiknya untuk menarik dokumen, melakukan revisi dan pengiriman kembali dilakukan dalam hari yang sama.

2. Discrepancies terhadap Latest Delivery Time

Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.

Jika pengiriman lewat udara dengan “direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melakukan back date walaupun cuma untuk satu haripun.

Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melakukan back date untuk 1(satu) hari saja.

Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melakukan back date untuk 1 (satu) hari sampai dengan 7 hari.

Hal tersebut tidak bisa dijadikan pedoman pasti. Akan tetapi, peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja.

3. Discrepancies terhadap L/C Expiration Date atau Latest Presentation Date

Discrepancies jenis ini sama sekali tidak bisa diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal. Akan tetapi, pembayaran atas transaksi ini tidak berarti sudah tidak mungkin bisa diperoleh lagi. Cara yang dapat dilakukan adalah bernegosiasi dengan pihak buyer, jika hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih bisa menerima pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melakukan pembayaran.

Jika buyer masih bersedia menerima keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja mekanisme pembayaran sudah tidak menggunakan letter of credit lagi, tetapi melalui Telex Transfer. Agar buyer bisa melakukan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah swift code kepada Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.

SELAMAT BEKERJA